Accord de traitement des données

1. Ce que nous traitons, et pourquoi

Nous traitons les données personnelles uniquement pour vous fournir Reno Easy, tant que votre compte existe.

• Les personnes concernées : vos clients, vos prospects, les visiteurs de votre site qui vous envoient une demande, et les personnes de votre entreprise qui utilisent le compte.
• Les données : coordonnées, adresses, photos, plans et mesures de logements, notes, mémos vocaux et transcriptions, devis, propositions, factures, signatures (nom, heure, adresse IP, navigateur), et l'ouverture des documents et e-mails.
• Ce que nous en faisons : les stocker, vous les afficher, créer des visuels, vidéos, brouillons et transcriptions, envoyer des e-mails en votre nom, et créer des pages que vos clients peuvent ouvrir et signer.

2. Uniquement sur vos instructions

Nous traitons les données uniquement selon vos instructions via l'application et ces conditions, ou lorsque la loi l'exige ; nous vous en informons alors au préalable, sauf interdiction légale. Si une instruction nous semble contraire au RGPD, nous vous le signalons.

3. Confidentialité

Toute personne chez Reno Easy ayant accès aux données est tenue à la confidentialité et ne les consulte que pour le support, la maintenance ou la sécurité.

4. Sécurité

• Données et fichiers stockés dans l'UE (Francfort), chiffrés en transit et au repos.
• Chaque entreprise n'accède qu'à ses propres données ; la base de données elle-même l'impose.
• Accès aux systèmes limité aux quelques personnes qui en ont besoin, avec mots de passe forts et connexion en deux étapes.
• Adresses IP des visiteurs du widget conservées uniquement sous forme brouillée (hachée).
• Journaux pour repérer erreurs et abus.

5. Sous-traitants ultérieurs

Vous nous autorisez à recourir aux sous-traitants ci-dessous. Chacun est lié par des engagements de protection des données au moins aussi stricts que cet accord. Nous vous prévenons au moins 30 jours avant d'en ajouter ou d'en remplacer un ; si vous vous y opposez pour un motif légitime et que nous ne trouvons pas de solution, vous pouvez résilier et nous remboursons la partie non utilisée de votre formule.

6. Hors de l'UE

Lorsqu'un sous-traitant traite des données hors de l'UE, le transfert est couvert par le Data Privacy Framework UE–États-Unis ou les clauses contractuelles types de la Commission européenne.

7. Assistance

Nous vous aidons à répondre aux demandes des personnes dont vous détenez les données (accès, rectification, effacement, copie) ; l'essentiel se fait directement dans l'application. Dans une mesure raisonnable, nous vous aidons aussi pour les analyses d'impact et les questions des autorités.

8. Violations de données

Si nous découvrons une violation touchant vos données, nous vous prévenons dans les meilleurs délais et au plus tard sous 48 heures, avec ce que nous savons et les mesures prises, pour que vous puissiez respecter votre propre obligation de notification.

9. À la fin de l'accord

Vous pouvez télécharger vos données à tout moment. À la fin de votre compte, nous supprimons les données de vos clients sous 30 jours, et les sauvegardes sont écrasées dans les 30 jours suivants, sauf obligation légale de conservation.

10. Contrôles

Sur demande, nous vous fournissons les informations nécessaires pour démontrer notre conformité. Si cela ne suffit pas, vous pouvez faire réaliser un audit une fois par an par un auditeur indépendant tenu à la confidentialité, à vos frais et avec un préavis de 30 jours.

11. Responsabilité et primauté

Les limites de responsabilité des conditions d'utilisation s'appliquent. En cas de contradiction avec les conditions, cet accord prévaut pour la protection des données.