Verwerkersovereenkomst

1. Wat we verwerken, en waarom

We verwerken persoonsgegevens alleen om Reno Easy aan jou te leveren, zolang je account bestaat.

• Van wie: je klanten, je aanvragers, websitebezoekers die je een aanvraag sturen, en de mensen in je bedrijf die het account gebruiken.
• Welke gegevens: contactgegevens, adressen, foto's, tekeningen en maten van woningen, notities, spraakmemo's en de uitgetypte tekst, offertes, voorstellen, facturen, handtekeningen (naam, tijdstip, IP-adres, browser), en wanneer documenten en e-mails zijn geopend.
• Wat we ermee doen: opslaan, aan jou laten zien, ontwerpen, video's, concepten en uitgetypte tekst maken, e-mails namens jou versturen, en pagina's maken die je klanten kunnen openen en tekenen.

2. Alleen volgens jouw instructies

We verwerken de gegevens alleen zoals jij ons via de app en deze voorwaarden opdraagt, of als de wet het vraagt; dan laten we het je eerst weten, tenzij de wet dat verbiedt. Denken we dat een instructie in strijd is met de privacywet, dan zeggen we dat.

3. Geheimhouding

Iedereen bij Reno Easy die bij de gegevens kan, heeft geheimhoudingsplicht en kijkt er alleen naar als dat nodig is voor support, onderhoud of beveiliging.

4. Beveiliging

• Gegevens en bestanden staan in de EU (Frankfurt), versleuteld tijdens verzending en in opslag.
• Elk bedrijf kan alleen bij zijn eigen gegevens; de database zelf dwingt dat af.
• Toegang tot de systemen hebben alleen de paar mensen die het nodig hebben, met sterke wachtwoorden en inloggen in twee stappen.
• IP-adressen van widgetbezoekers bewaren we alleen onherkenbaar gemaakt (gehasht).
• Logs om fouten en misbruik op te merken.

5. Subverwerkers

Je geeft toestemming voor de subverwerkers hieronder. Elk is gebonden aan afspraken over gegevensbescherming die minstens zo streng zijn als deze overeenkomst. We laten minstens 30 dagen vooraf weten als we er een toevoegen of vervangen; maak je met goede reden bezwaar en lossen we het niet op, dan kun je opzeggen en betalen we het ongebruikte deel van je pakket terug.

6. Buiten de EU

Verwerkt een subverwerker gegevens buiten de EU, dan valt dat onder het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

7. Je helpen

We helpen je bij verzoeken van mensen van wie je gegevens hebt, om ze in te zien, te verbeteren, te verwijderen of een kopie te krijgen; het meeste kun je zelf in de app. Waar redelijk helpen we ook bij een DPIA en vragen van toezichthouders.

8. Datalekken

Ontdekken we een datalek met jouw gegevens, dan laten we het je zonder onnodige vertraging weten, uiterlijk binnen 48 uur, met wat we weten en wat we eraan doen, zodat jij je eigen meldplicht kunt nakomen.

9. Als het eindigt

Je kunt je gegevens op elk moment downloaden. Eindigt je account, dan verwijderen we de gegevens van je klanten binnen 30 dagen, en zijn back-ups binnen nog eens 30 dagen overschreven, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.

10. Controle

Op verzoek geven we je de informatie die je nodig hebt om te laten zien dat we ons eraan houden. Is dat niet genoeg, dan mag je eens per jaar een onafhankelijke auditor met geheimhoudingsplicht laten controleren, op eigen kosten en met 30 dagen vooraankondiging.

11. Aansprakelijkheid en voorrang

De grenzen aan aansprakelijkheid uit de algemene voorwaarden gelden. Botsen deze overeenkomst en de voorwaarden, dan gaat deze overeenkomst voor als het om gegevensbescherming gaat.